Privatlivspolitik
Privatlivspolitik
Aarhus Universitetsforlag (AUF) indsamler, behandler og opbevarer fortrolige personoplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelsesforordning. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi håndterer personoplysninger i forbindelse med de beskrevne formål.
Dataansvarlig virksomhed:
Aarhus Universitetsforlag
Helsingforsgade 25
8200 Aarhus N
Databeskyttelsesambassadør:
Karina Bell Ottosen
kbo@unipress.au.dk
53 55 05 26
Formål
I forbindelse med vores produkter og serviceydelser håndterer (dvs. indsamler, behandler og opbevarer) vi personoplysninger. Ved håndtering af personfølsomme data (fx CPR-nummer) sker dette i overensstemmelse med reglerne for behandling af personfølsomme data.
Manuskripter:
Når du indsender et manuskript til antagelse hos os, håndterer vi:
• Navn, adresse, e-mailadresse, evt. CV
Forfatterkontrakt:
Når du som forfatter eller redaktør skriver kontrakt med os, håndterer vi:
• Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, evt. kontonummer og CPR-nummer
Vi deler oplysninger om dit navn med relevante aktører i distributionskæden, herunder forhandlere. Oplysninger om dit navn, din e-mailadresse og evt. dit telefonnummer indgår i pressemeddelelsen i forbindelse med en bogs udgivelse, forudsat at du er indforstået med det. Pressemeddelelsen sendes til avisredaktioner mfl. og er at finde i presserummet på bogens hjemmeside.
Abonnement:
Når du tegner abonnement hos os, håndterer vi:
• Navn, adresse, e-mailadresse, ordrenummer, betalingsoplysninger
Hjemmeside:
Når du køber produkter via vores hjemmeside, håndterer vi:
• Navn, adresse, e-mailadresse, ordrenummer, betalingsoplysninger, IP-adresse, tracking-nr. på pakkeleverancer
Konkurrencer:
Når du deltager i en konkurrence, håndterer vi:
• Navn, adresse, e-mailadresse
Nyhedsbrev:
Når du tilmelder dig og modtager vores nyhedsbrev, håndterer vi:
• Navn, e-mailadresse
Cookies:
Hos AUF bruger vi cookies. Det gør vi for at sikre dig en god brugeroplevelse og for at indsamle statistik, der kan være med til at forbedre vores ydelser til dig. Cookies er små tekstfiler med informationer, som gemmes på din computer. Cookies kan være nødvendige for, at vores hjemmeside fungerer (fx indkøbskurven ved køb eller ift. at huske sprogindstillinger), mens andre cookies analyserer din færden på vores hjemmeside.
I forbindelse med markedsføring bruger vi bl.a. Google Analytics til at indsamle viden om, hvordan du anvender vores hjemmeside, og hvordan du kom dertil (fx fra hvilken søgemaskine). Google Analytics har en cookie, som anonymt registrerer din IP-adresse samt information om antal og tidspunkt for dine besøg på vores side.
Du kan altid slette cookies relateret til vores hjemmeside i din browser, men så vil der dog være funktioner og services, du ikke længere kan bruge.
Behandlingsgrundlag
AUF behandler personoplysninger på et fyldestgørende grundlag. Privatlivspolitikken vedrører de personoplysninger, som du afgiver til os, når du fx indsender et manuskript til antagelse, når du som forfatter eller redaktør skriver kontrakt med os, når du beder om at modtage vores nyhedsbrev, søger på vores hjemmeside, køber produkter eller deltager i konkurrencer hos os. Vi behandler ligeledes personoplysninger, hvis det er en retlig forpligtelse, der påhviler os efter anden lovgivning. Såfremt vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke.
Opbevaring
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i privatlivspolitikken. Fx i forbindelse med vores nyhedsbrev vil dine personoplysninger blive opbevaret så længe, du modtager nyhedsbrevet. Ved tilbagetrækning af dit samtykke vil oplysningerne blive slettet.
Medmindre der er særlige grunde til at opbevare oplysningerne i en længere periode, vil personoplysninger generelt blive gemt i vores økonomisystemer i 5 år efter seneste køb, således at bogføringslovens krav overholdes. Derefter vil oplysningerne blive slettet.
AUF og eksterne samarbejdspartnere
I forbindelse med vores it-systemer fungerer vores samarbejdspartnere som databehandlere for os. AUF har med data- og it-leverandører indgået databehandleraftaler, der sikrer tilstrækkelig datasikkerhed, og hvor reglerne om skriftlige databehandleraftaler er overholdt. Vi deler personoplysninger til offentlige myndigheder i det omfang, vi er forpligtede hertil.
AUF har indgået aftaler med følgende virksomheder, der er certificeret under Privacy Shield (databeskyttelsesordning mellem EU og USA): Facebook, Google Analytics, Mailchimp, Teamwork.
Rettigheder
Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger vi indsamler, behandler og opbevarer om dig. Du kan til en enhver tid kræve berigtigelse, gøre indsigelse eller få slettet eller begrænset behandlingen af dine personoplysninger i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Ved din henvendelse undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Vi beder dig sende din anmodning skriftligt til:
Karina Bell Ottosen
kbo@unipress.au.dk
I anmodningen beder vi dig oplyse dit navn, e-mailadresse og evt. telefonnr. samt at angive så præcist som muligt, hvad din anmodning drejer sig om.
Ønsker du at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan det ske til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K, tlf.: 33 19 32 00 eller via e-mail: dt@datatilsynet.dk
Ændringer og opdateringer
AUF vil løbende ændre og opdatere vores privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen øverst i Persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside: unipress.dk